El análisis económico del negocio: El Estado de Resultados (Parte II)

La semana pasada comentamos que un estado de resultados bien elaborado nos debe permitir evaluar los siguientes puntos:

• La evolución de las ventas.
• El margen bruto sobre las ventas (ventas menos costos directos).
• El costo de la estructura (gastos de operación).
• El margen bruto de explotación (Ebitda, que es como se conoce de forma internacional).

y analizamos lo correspondiente la evolución de las ventas y el margen bruto sobre las ventas, esta semana vamos a hablar sobre:

“El costo de estructura (o gastos de operación)”

Una vez que hemos analizado los resultados propios de las operaciones, es decir, producir y vender; debemos fijarnos en el otro gran elemento del Estado de Resultados: los costos de estructura, también conocidos como gastos de operación. La estructura la componen todas aquellas tareas que, siendo necesarias, no están directamente ligadas al volumen de negocio, ni a la producción, ni a la comercialización.

Una pregunta que debe hacerse constantemente el dueño de una PyME es: ¿tengo los gastos de operación que necesita mi negocio? Si la empresa tiene un margen bruto positivo y un Ebitda negativo, es evidente que los gastos de operación superan al margen bruto sobre las ventas, y que, por tanto, tenemos un problema. Pero esta información no nos dice si el problema es que tenemos un margen bruto muy bajo, una estructura demasiado pesada o una combinación de ambas.

Para analizar esta situación podemos utilizar dos métodos complementarios, el primero es comparar los gastos de operación de nuestra empresa con los gastos de operación de nuestros principales competidores, esto puede no ser fácil porque la información contable de estos no suele ser información pública. En caso de que podamos hacerlo, nos proporcionaría una información valiosa para realizar el diagnóstico de nuestra propia empresa y saber si poseemos la estructura adecuada o esta es demasiado pesada.

El segundo método es calcular dos indicadores financieros que nos dará más información sobre el problema: el punto de equilibrio de nuestro negocio y el de eficiencia.

El punto de equilibrio se define como:

El volumen de ventas mínimo que necesitamos para cubrir los costos que tenemos, en función del margen bruto porcentual que obtenemos de las ventas, lo que se representa con la siguiente fórmula:

Punto de equilibrio = gastos de operación / % de margen bruto

Estos son los datos del Estado de Resultados que vimos la semana pasada, y que reproducimos resumido a continuación:

Con estos datos podemos calcular el punto de equilibrio de nuestro negocio por cada uno de los años, tal y como lo muestra la siguiente tabla:

El cálculo nos indica que para cubrir los costos de estructura (o gastos de operación) necesitamos un mínimo de ventas de $2,511 en el año 1 con un margen bruto sobre ventas de 38%.

Podemos observar también que la caída en el margen bruto sobre ventas de un 3% (que paso de un 38% a un 35%) entre el año actual y el año 1, suponen un importante incremento de las ventas para evitar tener pérdidas en este año, pues el punto de equilibrio pasa de $2,511 a $4,760.

Con estos sencillos cálculos podemos analizar si la estructura es demasiado pesada y decidir en consecuencia si debemos generar más ventas en el futuro manteniendo el porcentaje de margen bruto actual, mejorar el porcentaje de margen bruto, aunque esto suponga un crecimiento menor de las ventas eliminando todas aquellas ventas con un margen bruto negativo, reducir la estructura de la empresa o una combinación de las tres medidas.

El siguiente indicador financiero que necesitamos pasa saber si la estructura de nuestra empresa (gastos de operación) es demasiado pesadas es: El indicador de Eficiencia.

El indicador de eficiencia:

El indicador de eficiencia de la estructura se calcula dividiendo los costos de estructura entre el margen bruto sobre las ventas expresado en importes, no en porcentaje, como sigue:

Para gestionar la eficiencia y reducir el punto de equilibrio tenemos tres opciones:

1. Aumentar las ventas.
2. Mejorar el porcentaje de margen bruto sobre las ventas.
3. Reducir los costos de estructura.

En cualquier caso, los costos de estructura o gastos operativos suponen un elemento de gestión constante para la dirección. La estructura se justifica en la medida que ayuda a conseguir más negocio. Podemos dividir estos costos en tipos:

1. Gastos de estructura directamente relacionados con el incremento de ventas, cómo pueden ser, los del departamento comercial, los gastos de marketing, relaciones públicas, asistencia a ferias, viajes comerciales, etc. Estos gastos son necesarios, aunque siempre sean optimizables. Y nuestro análisis debe contemplar con qué efectividad estamos incurriendo en estos gastos y cómo podemos optimizarlos.
2. Gastos de apoyo al negocio: nos referimos a los gastos de administración, tecnología, secretarias, alquiler, asesorías externas, etc. que son necesarios para el funcionamiento del negocio. Son los más prescindibles y los que deben estar más optimizados. La externalización de algunas de estas funciones ayudará a reducir y hacer variables estos gastos, permitiendo una mayor flexibilidad.