El análisis económico del negocio: El Estado de Resultados

La organización de la información

Para realizar un buen análisis debemos organizar la información de forma que podamos abarcar lo más importante con un resumen de una sola página. para lo cual es preciso:

• Organizar la información en cascada, empezando por la línea de arriba con la cifra de ventas y colocando hacia abajo los costos y los diferentes márgenes que nos aportan información de cara al análisis.
• Incluir una columna de porcentajes para cada año, de forma que podamos ver la información tanto en valores absolutos como porcentuales, en relación a la cifra de ventas. A esta estructura se le denomina “análisis marginal”.
• Tener una buena técnica contable que permita correlacionar los ingresos con los gastos de cada periodo, provisionando adecuadamente y realizando una buena valoración Los inventarios.

Necesitaremos también un buen diseño del formato de información, qué dependerá de cada tipo de negocio, pero en términos generales, lo que nos interesa analizar en cualquier negocio es lo siguiente:

Estos son los elementos fundamentales del análisis económico de un negocio, y todo empresario los debe tener siempre bien presentes a fin de hacer un diagnóstico adecuado de su situación, contemplando estos elementos en conjunto y procurando siempre que los márgenes sean crecientes o estables.

Así, para definir una cuenta de resultados de gestión útil para la dirección y la mejora del negocio, puede usarse el siguiente ejemplo, obtenido de una bodega que produce y vende vinos (Bodegas XYZ, SA).

El análisis del estado de resultados

Una vez organizada la información, podemos proceder al análisis de una forma ordenada y sistemática. La magnitud más importante para iniciar el análisis del estado de resultados es el EBITDA, acrónimo de la expresión Anglosajona Earning Before Interest Taxes Depreciation and Amortization (utilidad antes de intereses, impuestos y amortizaciones) en español se le denomina comúnmente como margen bruto de explotación, y nos dice cuánto está ganando la empresa con su negocio principal, sin tener en cuenta ni los costos financieros, que se derivan de la estructura de la deuda de la empresa; ni los impuestos, que dependen del Estado; ni las amortizaciones, que son una decisión contable-fiscal. Un buen margen o porcentaje de EBITDA sobre las ventas es un claro indicador de salud del negocio.

Para profundizar en ese análisis, los tres temas que influyen en el EBITDA y que son los primeros que se deben revisar son: las ventas, el margen bruto sobre las ventas y el costo de estructura de la empresa.

El análisis de estos tres parámetros nos proporciona mucha información sobre el funcionamiento del negocio.

El margen bruto sobre las ventas se obtiene al restar del importe de las ventas los costos directos de producción y de comercialización. Las ventas por sí mismas no tendrían razón de ser si no aportarán un margen positivo y cuanto más positivo mejor. De hecho, un negocio con un margen bruto negativo no tiene ningún sentido y deberá cerrar. Vender algo a un precio que no cubre los costos de producirlo y distribuirlo es claramente un mal negocio.

Cuando una empresa cumple el objetivo de ventas en unidades, pero no tiene un buen margen bruto se deberá a una combinación de los siguientes factores a los que se debe prestar especial atención:

• La disminución de precios de venta ya sea directamente o a través de descuentos especiales.
• El encarecimiento de las materias primas, las compras o el costo de la mano de obra.
• La ineficiencia en la producción.
• El encarecimiento o la ineficiencia del transporte.

Cuando el margen bruto se deteriora la dirección debe actuar. Aunque es mucho más saludable actuar constantemente y de forma sistemática sobre los factores que inciden sobre el margen bruto. No sólo debemos preocuparnos de las ventas, sino de que las ventas aporten un margen que, si no es creciente, al menos sea constante en términos porcentuales.

A fin de mantener un margen bruto sobre las ventas estable o creciente pueden llevarse a cabo algunas de las siguientes acciones:

• Revisar la política de precios y actuar en consecuencia, reduciendo, manteniendo o incrementando los precios y decidiendo si sacrificamos ventas para mantener los márgenes.
• Revisar la política de descuentos, a quiénes y por qué estamos ofreciendo descuentos por encima de lo razonable.
• Revisar los precios de las compras y buscar fuentes alternativas.
• Revisar los procesos de producción con el objetivo de detectar ineficiencias y mejorarlos de forma continua y sistemática.
• Revisar la estructura laboral y de costos de personal.
• Revisar los costos de comercialización y distribución y mejorarlos de forma continua y sistemática.
• Analizar los márgenes brutos de cada producto y gestionar el mix de productos de la empresa, eliminando los que tienen márgenes brutos bajos o decrecientes y sustituyéndolos por otros con mayor margen.
• Analizar el margen bruto por cliente, gestionando aquellos clientes que hacen disminuir el margen y eliminando los clientes que tienen márgenes muy bajos o negativos.

Todas estas actividades son complejas y requieren bastante atención, ya que son vitales para mantener la competitividad de la empresa a largo plazo.

Ser más productivo quiere decir “hacer más con menos”, por lo tanto, si somos capaces de producir y vender más unidades manteniendo los mismos costes de producción, estaremos siendo más productivos y mejoraremos el margen de las ventas. La mejora de la productividad es un objetivo en sí mismo y la dirección de la empresa deberá tener una especial sensibilidad en relación a este tema, puesto que a mediano y a largo plazo, la tendencia natural de los mercados en competencia es reducir los precios, y la única manera que nos queda para defender el margen de las ventas y la supervivencia del negocio es mejorando constantemente la productividad.

Un concepto clave a la hora de gestionar el margen bruto y mantener la competitividad de la empresa a largo plazo es el de la productividad. Lamentablemente, no es un concepto demasiado arraigado en nuestra cultura empresarial. La productividad se puede fácilmente inferir y analizar del Estado de resultados, siendo el margen bruto un primer indicador de gran utilidad.

Bibliografía: Las finanzas como instrumento de gestión de las PyMEs,
Ed. Libros de cabecera, 1ª Edición 2013.